Förderfähige Kosten im Innovationsprojekt: Was zählt?

Förderfähige Kosten sind die Ausgaben eines Vorhabens, die ein Förderprogramm als Bemessungsgrundlage anerkennt. Sie entscheiden über die Höhe der Förderung, denn der Fördersatz wird nicht auf die Gesamtkosten Ihres Projekts angewendet, sondern ausschließlich auf diesen anerkannten Teil. Ein Projekt mit 500.000 € Gesamtkosten und 300.000 € förderfähigen Kosten erhält bei 45 % Fördersatz nicht 225.000 €, sondern 135.000 €.

Welche Kostenarten anerkannt werden, regelt jedes Programm anders. Wir bei Forenti kalkulieren die förderfähigen Kosten vor der Antragstellung, ordnen die Kostenarten dem jeweiligen Programm zu und prüfen, welche Kombination in Ihrem Fall die höchste Förderung ergibt.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Grundprinzip: der Fördersatz gilt nur für anerkannte Kosten, nicht für das Projektbudget.
  • Drei Logiken: Personalkosten mit Aufschlag, Investitionsmehrkosten, Investitionskosten.
  • Größter Block: Personalkosten, die jedes Programm anders berechnet.
  • Gemeinkosten: laufen über Pauschalen, je nach Programm 15 % bis 100 %.
  • Stichtag: nur die Forschungszulage lässt sich rückwirkend nutzen.

Drei Logiken, nach denen Programme förderfähige Kosten anerkennen

Wer die förderfähigen Kosten verstehen will, braucht zuerst die Einordnung, denn die Programme rechnen nach drei grundsätzlich verschiedenen Systemen.

Die erste Gruppe rechnet personalkostenbasiert. Die Personalkosten des Projektteams sind der Anker, alle übrigen Positionen kommen pauschal oder anteilig hinzu. So arbeiten die Forschungszulage, ZIM und die ProFIT-Programme.

Die zweite Gruppe rechnet mit Investitionsmehrkosten. Nicht die Investition selbst ist die Bemessungsgrundlage, sondern der Mehraufwand gegenüber einer weniger effizienten Referenzlösung. So arbeitet die Bundesförderung für Energie- und Ressourceneffizienz.

Die dritte Gruppe stellt auf die Investitionskosten ab. Bezuschusst wird der Aufbau oder die Erweiterung einer Betriebsstätte, nicht ein abgegrenztes Projekt. So arbeitet die GRW-Förderung mit Sätzen von bis zu 30 % für kleine, 20 % für mittlere und 10 % für große Unternehmen.

Diese Einordnung entscheidet darüber, welche Unterlagen Sie überhaupt brauchen. Personalkostenbasierte Programme verlangen eine belastbare Stundenzuordnung, investitionsbezogene Programme Angebote, Kostenkalkulationen und Einsparnachweise.

Personalkosten: der größte Posten und die größten Unterschiede

In Innovationsprojekten machen die Personalkosten regelmäßig den größten Anteil aus. Gerade hier weichen die Definitionen aber deutlich voneinander ab.

Die Forschungszulage rechnet mit dem lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn der in Forschung und Entwicklung tätigen Beschäftigten zuzüglich der Arbeitgeberanteile zur Zukunftssicherung, jeweils anteilig nach dem tatsächlichen FuE-Zeitanteil. ProFIT Brandenburg begrenzt die ansetzbaren Personalausgaben auf 100.000 € je Vollzeitbeschäftigtem und Jahr. ZIM rechnet nach der Kalkulationsvorschrift des Projektträgers mit normierten Personalkosten je Personenmonat, wobei die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung nicht gesondert angesetzt, sondern über den Zuschlag für die übrigen Kosten abgegolten werden.

Dieselbe Person, drei Rechenwege

Forschungszulage: Arbeitslohn plus Arbeitgeberanteile zur Zukunftssicherung, anteilig nach FuE-Zeit.

ProFIT Brandenburg: gedeckelt bei 100.000 € je Vollzeitkraft und Jahr.

ZIM: normierte Personalkosten je Personenmonat, Sozialabgaben im Zuschlag enthalten.

Für die Praxis heißt das: Dieselbe Person mit demselben Gehalt führt je nach Programm zu unterschiedlich hohen förderfähigen Kosten. Als Forschungszulage-Berater richten wir die Zeiterfassung so ein, dass der FuE-Anteil für jedes Programm belegbar ist, auch rückwirkend.

Eigenleistung ohne Gehaltszahlung

Ein häufiger Fall in jungen Unternehmen: Die Geschäftsführung arbeitet im Projekt mit, bezieht aber kein oder nur ein geringes Gehalt. In der Forschungszulage ist die Eigenleistung von Einzelunternehmer:innen und Mitunternehmer:innen mit 100 € je nachgewiesener Arbeitsstunde ansetzbar, begrenzt auf 40 Stunden je Woche. In den Zuschussprogrammen existiert diese Regelung nicht, dort zählt nur tatsächlich gezahlter Arbeitslohn.

Externe Leistungen: Auftragsforschung, Fremdleistungen, Freelancer

Kaum ein Innovationsprojekt kommt ohne externe Partner aus. Auch hier gelten unterschiedliche Regeln.

Die Forschungszulage setzt bei Auftragsforschung 70 % des Rechnungsbetrags an, für Aufträge aus der Zeit vor dem 28. März 2024 nur 60 %. Eine Grenze wird dabei leicht übersehen: Reicht Ihr Auftragnehmer Teile der Arbeit an eigene Subunternehmen weiter, bleibt dieser Anteil außen vor.

Bei ProFIT Berlin sind Fremdleistungen grundsätzlich bis maximal 50 % der förderfähigen Personalausgaben ansetzbar. Bei ZIM sind Aufträge an Dritte ebenfalls begrenzt und an die Personalkosten gekoppelt.

Gut zu wissen: Das ZIM nimmt seit dem 7. Juli 2026 vorübergehend keine neuen Anträge und Projektskizzen an. Bereits eingereichte und bewilligte Anträge laufen normal weiter. Wir prüfen mit Ihnen, welche weiteren Programme für Ihr Vorhaben passen.

Förderfähige Kosten: Material, Abschreibungen und Investitionen

Materialkosten sind in den Zuschussprogrammen üblicherweise förderfähig, teils mit Bagatellgrenzen. Bei ProFIT Berlin sind Materialkosten ab 200 € je Rechnung ansetzbar, daneben Ausgaben für Schutzrechtsanmeldungen sowie für Marktvorbereitung und Markteinführung.

Bei Anlagen und Geräten wird es differenzierter. Die Forschungszulage erkennt Abschreibungen auf abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens an, sofern sie für das Vorhaben erforderlich sind und ausschließlich eigenbetrieblich verwendet werden. Angesetzt wird also nicht der Kaufpreis, sondern der auf das Projekt entfallende Abschreibungsbetrag. Die Anschaffung einer Maschine als solche ist dagegen kein FuE-Aufwand, sondern eine Investition und gehört damit in die investitionsbezogenen Programme.

Förderfähig ist nicht dasselbe wie aktivierungsfähig

Eine Abgrenzung, die häufig für Verwirrung sorgt: Ob eine Kostenposition förderfähig ist, entscheidet das Förderrecht. Ob sie in der Bilanz als Aufwand erfasst oder aktiviert wird, entscheidet das Handels- und Steuerrecht. Beide Fragen sind voneinander unabhängig. Eine geförderte Entwicklungsleistung kann handelsrechtlich Aufwand bleiben, und eine aktivierte Entwicklung ist nicht automatisch förderfähig. Für die bilanzielle Behandlung ist Ihre Steuerberatung zuständig, für die förderrechtliche sind wir es.

Gemeinkosten: was die Pauschalen abdecken

Strom, Miete, Verwaltung, Verbrauchsmaterial: Diese Kosten lassen sich einem Projekt nur schwer zurechnen. Deshalb arbeiten fast alle Programme mit Pauschalen, allerdings mit sehr unterschiedlichen.

Programm

Pauschale für indirekte Kosten

Forschungszulage

20 % der förderfähigen Aufwendungen, für Vorhaben mit Beginn ab 2026

ProFIT Berlin

15 % der förderfähigen Personalausgaben

ProFIT Brandenburg

15 % der direkten Personalausgaben, bei EFRE-Finanzierung alternativ 40 %

ZIM

Zuschlag auf die Personalkosten, für Unternehmen bis maximal 100 %

EEW

keine Pauschale, dafür sind Planungs- und Beraterleistungen ansetzbar

Der Unterschied ist erheblich. Bei 300.000 € Personalkosten ergibt die Brandenburger Pauschale 45.000 € zusätzliche förderfähige Kosten, die Berliner 120.000 €. Für die Forschungszulage bedeutet die seit 2026 geltende Pauschale, dass kleine und mittlere Unternehmen effektiv bis zu 42 % ihrer ursprünglichen Aufwendungen erhalten, weil der Satz von 35 % auf eine um 20 % erhöhte Bemessungsgrundlage angewendet wird.

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Welche Kosten sind nie förderfähig?

Unabhängig vom Programm scheiden folgende Positionen regelmäßig aus:

  • Umsatzsteuer, sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind
  • Kosten, die vor der Antragstellung entstanden sind, mit Ausnahme der Forschungszulage
  • Vertriebs- und Marketingkosten sowie allgemeine Verwaltung, soweit sie nicht über eine Pauschale abgegolten sind
  • Finanzierungs- und Zinskosten
  • Entgelte für Unteraufträge, die der Auftragnehmer seinerseits vergibt, in der Forschungszulage
  • dieselben Kosten in zwei Programmen gleichzeitig

Der letzte Punkt verdient Aufmerksamkeit. Eine Kombination mehrerer Programme ist zulässig und oft sinnvoll, eine doppelte Förderung derselben Kostenposition ist es nicht. Die saubere Trennung der Kostenblöcke entscheidet darüber, ob eine Kombination hält.

Förderfähige Kosten richtig kalkulieren, mit Forenti

Über die Förderhöhe entscheidet selten die Projektidee, sondern die Kalkulation. Welche Stunden zugeordnet werden, welche Kostenart in welchem Programm angesetzt wird, und welche Pauschale greift, macht regelmäßig einen Unterschied im fünf- bis sechsstelligen Bereich. Aus hunderten erfolgreichen Fördermittelanträgen wissen wir, an welchen Positionen Bewilligungsstellen regelmäßig kürzen und wo Spielraum besteht.

Unsere Vergütung ist rein erfolgsbasiert. Für dieselbe Antragsarbeit rufen Beratungen mit Fixed-Fee-Modell üblicherweise 3.000 € bis 10.000 € auf, und zwar unabhängig vom Ausgang. Bei uns entsteht erst dann eine Rechnung, wenn Ihre Förderung bewilligt ist. Vorabkosten gibt es nicht, die Erstberatung ist kostenlos.

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Schildern Sie uns Ihr Vorhaben und die geplante Kostenstruktur. Sie erhalten von uns eine Einschätzung, welcher Anteil förderfähig ist und über welches Programm. Für eine erste Orientierung ohne Gespräch steht Ihnen unser kostenloser Fördermittel-Check zur Verfügung.

Häufige Fragen zu förderfähigen Kosten

Der Begriff bezeichnet den Ausschnitt der Projektausgaben, den eine Förderrichtlinie anerkennt. Auf diesen Ausschnitt rechnet die Bewilligungsstelle den Fördersatz, nicht auf das gesamte Projektbudget. Kostenarten, Obergrenzen und Nachweispflichten legt jedes Programm eigenständig fest.

Ja, in FuE-Programmen sind sie der größte anerkannte Block. Die Berechnung fällt allerdings unterschiedlich aus: Mal zählt der lohnsteuerpflichtige Arbeitslohn samt Arbeitgeberanteilen zur Zukunftssicherung, mal ein normierter Satz je Personenmonat, mal begrenzt ein Jahresdeckel je Vollzeitkraft den Ansatz. Erforderlich ist in jedem Fall eine belegbare Zuordnung der Arbeitszeit.

In der Bundesförderung für Energie- und Ressourceneffizienz zählen Anlagen, Komponenten, Planung und Fachbegleitung. Angesetzt wird davon nur der Teil, der auf das höhere Effizienzniveau entfällt, und die Höhe richtet sich nach der nachgewiesenen Einsparung.

Kosten, die sich einem Projekt nicht direkt zurechnen lassen, etwa Miete, Energie, Verwaltung und Verbrauchsmaterial. Statt Einzelnachweisen rechnen die Programme einen prozentualen Zuschlag an, beispielsweise 20 % in der Forschungszulage für Vorhaben ab 2026 oder 40 % bei ProFIT Berlin.

Ja, jeweils mit Obergrenzen. Für Auftragsforschung erkennt die Forschungszulage 70 % des Rechnungsbetrags an, weitergereichte Subaufträge dagegen nicht. In den Zuschussprogrammen sind Fremdleistungen an die Personalkosten gekoppelt und dadurch nach oben begrenzt.

In FuE-Programmen wird nicht der Kaufpreis angesetzt, sondern der auf das Vorhaben entfallende Abschreibungsbetrag, sofern das Wirtschaftsgut ausschließlich eigenbetrieblich genutzt wird. Der Erwerb als solcher gehört in die investitionsbezogenen Programme, etwa die GRW oder die EEW.

In Zuschussprogrammen bildet der Antragseingang die Startlinie, bei der EEW kommt der Zeitpunkt vor Vertragsabschluss hinzu. Einzige Ausnahme ist die Forschungszulage: Sie lässt sich für zurückliegende Wirtschaftsjahre nachträglich geltend machen, im Regelfall über vier Jahre.

Regelmäßig ausgeschlossen sind Umsatzsteuer bei Vorsteuerabzug, Zins- und Finanzierungsaufwand, Vertrieb, Marketing und allgemeine Verwaltung außerhalb der Pauschalen sowie sämtliche Ausgaben, die vor der Antragstellung entstanden sind, ausgenommen die Forschungszulage.

Nein, jede Position darf nur einmal bezuschusst werden. Mehrere Programme nebeneinander sind dagegen erlaubt, sofern die Kostenblöcke eindeutig voneinander abgegrenzt und entsprechend dokumentiert sind.

Nein. Die Förderfähigkeit richtet sich nach der jeweiligen Förderrichtlinie, die bilanzielle Behandlung nach Handels- und Steuerrecht. Beide Fragen sind unabhängig voneinander zu beantworten.

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